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美国公司文件公证认证需要哪些材料?

分类:美国公证认证 日期:2018-01-10

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商业文件认证

认证程序上需要符合领事馆要求,内容还要符合国内要求。

请您一定要和国内的亲戚朋友或相关单位确认以下事项:

1,文件本身是不是国内相关单位需要的,国内不同地方对于同样商业活动要求的文件可能都不大一样。

比如在国内开分公司,一般都离不开美国公司的注册执照,银行证明信,公司持有人身份证明等等。

2,需要办理几份,有可能国内多个机构都会要求一样的文件,我们经常看到不少客人办了1份,过一段时间又回来补办多份。

需要的材料说明:

1,领事馆公证认证申请表

#请点这里下载该申请表;
#请看公证认证申请表填写说明。

2,申请人(一般是公司持有人,股东,或是员工)的身份复印件一份,只需要以下文件中的一种

# 中国护照照片页复印件(推荐) 或者;
# 美国护照照片页复印件(推荐) 或者;
# 美国有效驾照或STATE ID 复印件 或者;
# 美国绿卡复印件 或者;
# 如果申请人既不是中国护照,也不是美国护照,就需要护照照片页复印件 + 在美有效居留证明(比如I20复印件/I797复印件/公司出具的工作证明信);
# 不能使用中国身份证(不能)。

3,在线填写我们的订单表格

# 这个订单表格的作用是,填写您的联系方式,回邮地址,还有帮您自动计算总费用;
# 填写完成提交后,会有一个副本发到您的邮箱里;
# 有时副本可能会发到邮箱的SPAM FOLDER(垃圾箱);
# 请到您的邮箱里打印一份出来连同其它材料寄给我们;
# 如果您是非邮寄办理的客人,也可以到我们办公室再填写。

4,公司证明文件复印件1份

# 如果是中国国内公司,需要营业执照复印件+股东章程复印件(上面要有申请人或相关人名字,还要有公章);
# 如果是美国公司,一般是Articles of Incorporation之类的注册文件的复印件(上面必须有州政府的大印),到州政府网站上查询打印出来的文件领事馆不接受。
# 如果是美国公司,每个州的公司注册文件不一样,加上LLC,INC等不同类型公司的注册文件格式不同。领事馆工作人员偶尔会因为无法确认该文件而退件,如果您有其它州政府发的其它文件,(比如certificate of good standing)请一并附上,增加一次申请成功的机率。

5, 清晰的需要被认证的文件扫描件或复印件1份 (不需要原件)

#用一张白纸(可以是公司letterhead的) 用中文打印或手写上“此为XXX公司的XXX正本复印件”。(比如,这是ABC公司的注册证明正本复印件) 您也可以加上一些您认为有必要的小说明,但是要发给我们过目一下,以免有写了任何有可能引起申请被拒的东西;

#在这张纸上打印或手写上申请人名字。 然后用黑色笔签名,用黑色笔写下日期(签名和日期不能有涂改,一点也不行);

#用回形针把公司注册文件本身 和这张签了名字的纸寄给我们(不要钉起来)。

复印护照,你需要注意什么?

6, 公司出具的证明信,证明申请人有权为该公司申请认证,该信必须要经过NOTARY PUBLIC盖章。

如果申请人不是公司法人,(申请人名字不在公司文件上面)需要充补此文件,一般只适用美国公司。

鉴于领事馆日益加强的细节要求,为了减少您申请过程中潜在的麻烦。我们建议您做以下2点:

1. 给我们备份材料

我们建议您多准备1份签了名的领事馆申请表和1份签了名的文件给我们备用。(不能用复印件或电子签名)比如,您要办理2份一模一样的认证,请起码准备2份签了名的领事馆申请表,和3份签了名的文件(比如委托书,声明书,签了名的翻译件等)给我们备用。如果办理过程中出差错,我们马上就能换上新的文件。如果最后用不着这些备份的文件,我们会在确认您的申请办好之后,用碎纸机碎掉。

2.让我们先预查您的材料

不管您是打算亲自送材料到我们办公室,或是给我们寄材料。我们都推荐先把所有要寄的文件(如果需要签名的,最好签上名)扫描或是用相机拍一下,发到我们这个邮箱,让我们先检查了再寄出来。我们一般会在工作时间6-24个小时左右回复您。特别是需要加急的件子(强烈推荐您这么做)。

办理日期:

请注意收到您文件的当天不算工作日,周末和中国/美国公众假日不算工作日。
因为政府限制了每天能够投递的申请的数量,而且文件一但交给政府了,不能更改。请估计好文件需要的日期,以免耽误您后面的安排。

回邮问题:

如有多份文件,只要回邮地址是相同的 ,而且一起寄,都是一份邮费。其它,邮寄注意事项:

1. 如果您的包裹中含有重要证件,我们推荐您用防水材料(比如塑料袋)包好您的文件再装进信封。

2. 请尽量使用FedEx或UPS邮寄您的文件,如果一定要用美国邮局,请使用有保险或是有签名的方式邮寄。

3. 邮寄文件时时请一定要到柜台把邮件递交给工作人员,不要放进路边的邮筒。

邮寄美国:

FedEx Standard Overnight,1个工作日投递到美国地址,带最高500元保险,需签名才能投递。

FedEx 2nd Day ,2个工作日投递到美国地址,带最高500元保险,需签名才能投递。

寄回中国:

FedEx International Priority 回邮到中国,北京和上海等直飞城市大约3个工作日可到;其它城市大约4-5个工作日,国内快递会打电话给收件人并要求签收。

您的文件和证件的安全是极为重要的,我们强烈推荐使用FedEx 的服务,FedEx全部服务带可实时查询,需有人签名才可投递,而且有问题很容易联系到他们。美国邮局有时会延迟信件,或不及时扫描信件。

上面送件:

送材料到我们办公室地址和注意事项:有时负责认证的同事不一定在办公室,您过来递交材料之前请提前打个电话确认一下,以免耽误您时间,谢谢!

美国公司文件公证认证需要哪些材料?
五星好评!

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