美国公司文件公证认证需要哪些材料？

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商业文件认证

认证程序上需要符合领事馆要求，内容还要符合国内要求。

请您一定要和国内的亲戚朋友或相关单位确认以下事项：

1，文件本身是不是国内相关单位需要的，国内不同地方对于同样商业活动要求的文件可能都不大一样。

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比如在国内开分公司，一般都离不开美国公司的注册执照，银行证明信，公司持有人身份证明等等。

2，需要办理几份，有可能国内多个机构都会要求一样的文件，我们经常看到不少客人办了1份，过一段时间又回来补办多份。

需要的材料说明：

1，领事馆公证认证申请表

#请点这里下载该申请表；
#请看公证认证申请表填写说明。

2，申请人(一般是公司持有人，股东，或是员工）的身份复印件一份，只需要以下文件中的一种

# 中国护照照片页复印件(推荐） 或者;
# 美国护照照片页复印件(推荐） 或者;
# 美国有效驾照或STATE ID 复印件 或者;
# 美国绿卡复印件 或者;
# 如果申请人既不是中国护照，也不是美国护照，就需要护照照片页复印件 + 在美有效居留证明（比如I20复印件/I797复印件/公司出具的工作证明信）；
# 不能使用中国身份证（不能）。

3，在线填写我们的订单表格

# 这个订单表格的作用是，填写您的联系方式，回邮地址，还有帮您自动计算总费用；
# 填写完成提交后，会有一个副本发到您的邮箱里；
# 有时副本可能会发到邮箱的SPAM FOLDER（垃圾箱）；
# 请到您的邮箱里打印一份出来连同其它材料寄给我们；
# 如果您是非邮寄办理的客人，也可以到我们办公室再填写。

4，公司证明文件复印件1份

# 如果是中国国内公司，需要营业执照复印件+股东章程复印件（上面要有申请人或相关人名字，还要有公章）；
# 如果是美国公司，一般是Articles of Incorporation之类的注册文件的复印件（上面必须有州政府的大印），到州政府网站上查询打印出来的文件领事馆不接受。
# 如果是美国公司，每个州的公司注册文件不一样，加上LLC，INC等不同类型公司的注册文件格式不同。领事馆工作人员偶尔会因为无法确认该文件而退件，如果您有其它州政府发的其它文件，（比如certificate of good standing)请一并附上，增加一次申请成功的机率。

5, 清晰的需要被认证的文件扫描件或复印件1份 （不需要原件）

#用一张白纸（可以是公司letterhead的) 用中文打印或手写上“此为XXX公司的XXX正本复印件”。（比如，这是ABC公司的注册证明正本复印件） 您也可以加上一些您认为有必要的小说明，但是要发给我们过目一下，以免有写了任何有可能引起申请被拒的东西；

#在这张纸上打印或手写上申请人名字。 然后用黑色笔签名，用黑色笔写下日期（签名和日期不能有涂改，一点也不行）；

#用回形针把公司注册文件本身 和这张签了名字的纸寄给我们（不要钉起来）。

https://www.chinaentryvisa.com/archives/3716

6, 公司出具的证明信，证明申请人有权为该公司申请认证，该信必须要经过NOTARY PUBLIC盖章。

如果申请人不是公司法人，(申请人名字不在公司文件上面）需要充补此文件，一般只适用美国公司。

鉴于领事馆日益加强的细节要求，为了减少您申请过程中潜在的麻烦。我们建议您做以下2点：

1. 给我们备份材料

我们建议您多准备1份签了名的领事馆申请表和1份签了名的文件给我们备用。(不能用复印件或电子签名）比如，您要办理2份一模一样的认证，请起码准备2份签了名的领事馆申请表，和3份签了名的文件（比如委托书，声明书，签了名的翻译件等）给我们备用。如果办理过程中出差错，我们马上就能换上新的文件。如果最后用不着这些备份的文件，我们会在确认您的申请办好之后，用碎纸机碎掉。

2.让我们先预查您的材料

不管您是打算亲自送材料到我们办公室，或是给我们寄材料。我们都推荐先把所有要寄的文件（如果需要签名的，最好签上名）扫描或是用相机拍一下，发到我们这个邮箱，让我们先检查了再寄出来。我们一般会在工作时间6-24个小时左右回复您。特别是需要加急的件子（强烈推荐您这么做）。

办理日期：

请注意收到您文件的当天不算工作日，周末和中国/美国公众假日不算工作日。
因为政府限制了每天能够投递的申请的数量，而且文件一但交给政府了，不能更改。请估计好文件需要的日期，以免耽误您后面的安排。

回邮问题：

如有多份文件，只要回邮地址是相同的 ，而且一起寄，都是一份邮费。其它，邮寄注意事项：

1. 如果您的包裹中含有重要证件，我们推荐您用防水材料（比如塑料袋）包好您的文件再装进信封。

2. 请尽量使用FedEx或UPS邮寄您的文件，如果一定要用美国邮局，请使用有保险或是有签名的方式邮寄。

3. 邮寄文件时时请一定要到柜台把邮件递交给工作人员，不要放进路边的邮筒。

邮寄美国：

FedEx Standard Overnight，1个工作日投递到美国地址,带最高500元保险，需签名才能投递。

FedEx 2nd Day ，2个工作日投递到美国地址，带最高500元保险，需签名才能投递。

寄回中国：

FedEx International Priority 回邮到中国，北京和上海等直飞城市大约3个工作日可到；其它城市大约4-5个工作日，国内快递会打电话给收件人并要求签收。

您的文件和证件的安全是极为重要的，我们强烈推荐使用FedEx 的服务，FedEx全部服务带可实时查询，需有人签名才可投递，而且有问题很容易联系到他们。美国邮局有时会延迟信件，或不及时扫描信件。

上面送件：

送材料到我们办公室地址和注意事项：有时负责认证的同事不一定在办公室，您过来递交材料之前请提前打个电话确认一下，以免耽误您时间，谢谢！

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